企业邮箱是政府信息化建造不可或缺的一个组件。不过在实际作业中，笔者在跟一些政府人员交流过程中，发现他们或多或少对企业邮箱存在一些抱怨。经过笔者的分析，笔者以为很大部分原因是在选型过程中走了一些误区，导致用户的满意程度不高。笔者以为，政府企业邮箱选型时，应该恪守如下六条法则。
一、应该与门户网站整合
笔者以为，政府单位在挑选企业邮箱时，需求考虑所选用的企业邮局能够与门户网站整合。如此的话，用户只需求打开门户网站，就能够找到登陆到邮箱的地址。而不用再独自去回忆域名。如下图所示，是某个政府的门户网站。在上面就有“公务员邮箱进口”的链接。点击这个连接，就能够直接进入到政府单位的邮箱体系登陆界面。
其实从技能上来说，要完成企业邮局与政府单位的门户网站整和，并没有多少的难度。其难点还在于政府部门的信息化负责人，需求想到这一点。并在门户网站的制作者与企业邮局的供给者之间进行协调，以做好相关的整合动作。在整合作业中，笔者的主张是，需求留意安全。笔者举一个简略的事例。黑客假如进犯了企业的这个门户网站，就能够将“公务员邮箱进口”这个超链接，转接到一个欺骗网站。此时进犯者就能够获取用户的邮箱帐户与密码。然后获取一些秘要的信息。为此在完成与门户网站的整合时，需求做好相关的安全防护作业。以免给不法分子带来待机而动。
二、企业邮局要能够供给灵活的模板
众所周知，政府人员在写公函时，往往有比较严格的格局要求。包括称呼、文章的排版等等，都比一般企业的要求要高。为此政府单位在挑选企业邮局时，最好在企业邮局中能够供给现成的模板。用户在给领导、给下属、给同级的部门之间写邮件时，只需求调用固定的格局，然后依照格局填写内容即可。这些模板既要能够满意用户的需求，一起又要能够契合规范化的要求。
现在不少企业邮局，为了打开政府的市场，会特意为政府职业设置一些有用的模板。这些模板包括证实的公函模板、会议告诉模板、一般布告模板、大众投诉模板等等。而且相同的内容，面临不同的对象，模板也不同。如一个会议告诉，收件人是上级领导或许下属，其选用的模板格局都是不同的。实践证明，经过这些不同的模板，能够进步用户的作业效率，一起进步文档的规范性。在实际作业中，政府单位在企业选型时，企业邮局是否能够供给具有针对性的模板，是一个比较重要的关键环节。一起，用户也或许在实际作业中建立自己的模板。为此在企业邮局中，要能够答应用户能够创建自己的模板。在后续作业中能够直接调用。
当然，最好在邮件正文中，还能够直接对稳妥进行排档。如缩进、加粗、要点标明等等。一般情况下，最好在Word中能够完成的排版功用，在企业邮局中都能够完成。如此的话，一些正式的文档就不需求经过附件等方式来发送。毕竟经过附件等方式，会下降邮箱体系的安全性。
三、规范的通讯协议，进步与其它体系的整合
现在企业邮局选用的通讯协议也比较多。如POP、SMTP、MAP等等。虽然不同的通讯协议有不同的特点，可是从与其它体系的整合视点来看，选用通用的协议，是比较理想的做法。笔者一般主张，在挑选企业邮局时，最好考虑那些选用规范通讯协议的产品。或许说，假如企业邮局能够支撑多种通讯协议，我们在装备时，最好选用那些比较通用的协议。
在实际项目中，假如一个政府单位的信息化建造比较完善，一般会要求与多个信息化体系进行整合。如政府单位内部或许现已布置了OA体系，那么用户就会要求OA体系与邮件体系整合。通常情况下，OA体系现已设置了与邮件体系的接口。只需这个邮件体系选用的是规范的通讯协议，那么在完成的过程中，就会比较简略。只需求经过简略的装备即可。
相似的，或许还需求同企业内部的即时通讯工具、门户网站上的投诉体系等等进行整合。大部分情况下，只需邮件体系选用的是规范的通讯协议，一般情况下完成整合的过程都比较简略，不需求经过开发，只需求经过简略的装备即可。
四、反垃圾邮件、防病毒才能要比较高
邮件，从某种意义上来说，代表了一个企业或许一个单位的形象。假如其安全系数比较单薄，很简略被进犯，并被当作肉鸡，像其他用户发送垃圾邮件。那么这个企业或许单位的形象，就会带来很大的负面影响。
关于一般的企业是如此，关于政府单位更是如此。政府单位中有部分的联系人是外宾或许其他兄弟单位，假如发送的电子邮件被插入了歹意的插件或许老是向这些用户发送垃圾邮件，无疑这个政府的形象就会打折扣。此时其不仅仅是一个政府的脸面，更是一个地区的形象问题。所以笔者一般不主张，政府单位自己构建企业邮局。由于政府部门毕竟不是专业的IT服务供给商。假如其自己构建企业邮局，从技能上来说，并没有多少难度。可是从安全性视点来考虑，没有这么强的技能实力来进步很好的安全性。毕竟与专业的IT团队来说，政府单位的IT实力仍是有所欠缺的。
为此笔者的主张是，企业在挑选企业邮局时，最好挑选互联网的企业邮局供给商。而且要挑选那些在安全性上投入比较大的企业。只有挑选这些合作伙伴，才能够在最大程度上保证企业邮局的安全性，削减垃圾邮件与病毒邮件。
五、使用操作尽量的便捷
虽然说政府单位中用户的教育水平一般都比较高。可是这儿需求留意一点，便是政府单位中用户的稳定性比较高。为此现在在政府单位中，有比较大的一批用户，是40岁到60岁之间的。这些用户在曾经或许没有接受过正规的信息化训练。通常情况下，这些用户或许仍是部门的领导。为此假如邮件的操作太过于杂乱，那么这部分人就很难经过。所以，需求供给一些便捷化的操作，来下降企业邮局推广过程中的阻力。
如笔者在选型过程中，会挑选那些在企业邮局中集成了输入法的产品。简略的说，便是只需用户登录了企业邮箱，体系自动会依据登陆用户的设置，调用其需求的输入法。如此的话，不管这个用户在哪里登陆，如出差或许在家里办公，只用其选用了相同的用户名登录，那么都能够找到其称手的输入法，而不管操作体系是否装置了这种输入法。关于一些没有受过IT专业训练的用户来说，输入法的装置也是一件十分头痛的事情。经过这个简略的整合，明显能够进步这些用户的满意度。
六、简略易用的准则
最后一个选型的准则，便是功用要简略易用。依据笔者的经历，政府单位在企业邮局选型时，一般都不要求在企业邮局中有邮件之外的杂乱的功用。如作业流、业务提醒等功用。由于一般都会有配套的体系来完成这些需求。在邮件体系中完成这些功用的话，反而是画蛇添足。所以政府单位在企业邮局选型时，就不需求太过于关注企业邮局的附加功用。说句实话，羊毛出在羊身上。笔者以为，这是政府单位在企业邮局选型时与一般企业选型时很大的不同。一般企业在选型时，总期望其能够完成的服务越多越好。就好像买东西赠品越多越好。究竟对自己是否适用，便是别的一回事情了。